Nouvelle procédure de contrôle URSSAF

Nouvelles règles 2016 applicables aux contrôles URSSAF

Par un décret du 8 juillet 2016, le gouvernement entend procéder au renforcement des droits et des garanties des cotisants au cours de la procédure de contrôle de l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales). Les nouvelles dispositions s’appliquent aux contrôles réalisés à partir du 11 juillet 2016 et devraient contribuer à permettre aux entreprises de mieux appréhender cet évènement tant redouté.

Un effort avait déjà été fait dans le sens des entreprises avec la possibilité depuis cette année de transiger avec l’URSSAF.

Introduction dans la procédure URSSAF d’un droit à l’erreur du cotisant

Dans le cas où l’employeur constaterait, de sa propre initiative, une erreur non intentionnelle dans une déclaration, le décret du 8 juillet 2016 prévoit une possibilité d’exemption de pénalités et de sanctions de retard. Pour cela, la bonne foi de l’entreprise doit être manifestée de la manière suivante. L’erreur doit être corrigée lors de l’échéance suivante de versement des cotisations, en respectant deux conditions, à savoir :

• La déclaration rectifiée et son versement régularisé doivent être adressés au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial;
• Le versement régularisé doit être inférieur à 5% du montant des cotisations initiales.

Une meilleure anticipation grâce aux nouvelles règles de procédure URSSAF des contrôles par l’employeur

Lorsque l’URSSAF souhaite engager une procédure de contrôle, celle-ci est tenue d’en informer l’entreprise visée au moyen d’un avis de passage. Jusqu’à présent, les textes n’imposaient aucun délai minimum entre l’envoi de cet avis et le début de la procédure de contrôle.

Désormais, l’avis de passage devra être adressé 15 jours avant la date de la première visite de l’agent de contrôle dans l’entreprise. En cas de non-respect de ce délai de 15 jours, la régularité de la procédure de contrôle peut être remise en cause.

Pour des raisons évidentes, lorsque le contrôle est engagé pour constater une situation de travail dissimulé, l’envoi de l’avis de passage ne s’applique pas. Néanmoins, le décret du 8 juillet 2016 prévoit que si le contrôleur n’a constaté aucune infraction constitutive de travail dissimulé mais qu’il poursuit le contrôle sur d’autres points de la règlementation, il doit alors communiquer un avis de passage au cotisant contrôlé.

Simplification de la procédure de contrôle URSSAF suite à la réforme

Un redressement sur des éléments non relevés lors d’un précédent contrôle n’est plus possible. En effet, le décret du 8 juillet 2016 dispose que les éléments ayant fait l’objet d’un précédent contrôle sans avoir donné lieu à des observations ne peuvent faire l’objet d’un redressement. Il pose pour cela deux conditions :

• L’URSSAF ou l’organisme de contrôle a eu l’occasion, au vu de l’ensemble des documents consultés, de se prononcer en toute connaissance de cause sur ces éléments ;
• Les circonstances de droit et de fait au regard desquelles les éléments ont été examinés sont inchangées.

Par ailleurs, les nouveaux textes garantissent un accès simplifié au matériel informatique de l’entreprise. En présence de systèmes de paie et de comptabilité informatisés, le contrôleur de l’Urssaf fait d’ordinaire ses vérifications en ayant recours à l’équipement informatique de l’entreprise.

Pour faciliter sa tâche, il peut désormais demander la mise à disposition par l’entreprise de toute personne habilitée pour réaliser les opérations sur le matériel informatique de l’entreprise. Jusqu’à présent, l’entreprise pouvait refuser simplement que l’URSSAF procède au contrôle sur ses équipements informatiques. Désormais, l’entreprise doit tenter de proposer une solution alternative et respecter des délais.

Renforcement de l’information de l’entreprise contrôlée par l’URSSAF à l’issue de la procédure

Le contenu de la lettre d’observations remise à l’entreprise: L’URSSAF conserve l’obligation de communiquer à l’employeur une lettre d’observations à la fin du contrôle. Celle-ci mentionne obligatoirement un certain nombre de mentions, dont l’objet du contrôle, les documents consultés, et, le cas échéant, les observations faites au cours du contrôle sur les points de redressement envisagés. Désormais, ces observations doivent être motivées pour chaque reproche de l’URSSAF pouvant conduire à redressement et par ailleurs le détail du calcul des montants redressés doit apparaître.

Obligation de réponse détaillée aux remarques formulées par l’employeur suite au contrôle: L’URSSAF ne peut plus se contenter de répondre de manière laconique aux observations de l’entreprise. Désormais, l’agent de l’URSSAF doit adresser à l’employeur une réponse motivée motif par motif et portant sur l’ensemble des observations faites par l’employeur. Cette réponse doit également préciser les montants des redressements retenus ou non.

Les suites du contrôle plus favorables à l’employeur

La notification de mise en demeure envoyée par l’URSSAF doit être désormais motivée. Rappelons que préalablement à tout recouvrement, l’URSSAF invite le cotisant n’ayant pas acquitté ses cotisations à régulariser sa situation via une mise en demeure. Jusqu’ici, ce document devait simplement préciser la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, les majorations et pénalités qui s’y appliquent ainsi que la période à laquelle elles se rapportent.
Le décret du 8 juillet 2016 vient ajouter à ce contenu des mentions supplémentaires obligatoires dans le courrier de mise en demeure à partir du 1er janvier 2017 :

• Les montants notifiés par la lettre d’observations, corrigés le cas échéant, à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent de contrôle, au titre des différentes périodes annuelles contrôlées;
• La mise en demeure devra en outre préciser la référence et les dates de la lettre d’observations et, le cas échéant, du dernier courrier établi par l’agent de contrôle, lors des échanges consécutifs à la lettre d’observations.

L’amélioration grâce à la réforme par le décret du 8 juillet 2016 des possibilités pour l’entreprise de se défendre passe aussi par une augmentation des délais à son profit. Jusqu’à présent, l’employeur contrôlé disposait d’un délai d’un mois pour contester les décisions des organismes en charge du recouvrement. Le décret du 8 juillet 2016 porte le délai de saisine de la commission des recours à deux mois dès le 1er janvier 2017.

Enfin, s’il s’avère que l’URSSAF doit rembourser des sommes à l’employeur dans le cadre du contrôle, l’organisme doit désormais le lui notifier et effectuer le remboursement dans un délai maximum de 4 mois suivant la notification.

En résumé, l’employeur se voit octroyer grâce à cette réforme des garanties un peu plus larges que jusqu’à présent, et qui se rapprochent ainsi du niveau de garanties du contribuable dans les contrôles fiscaux. Nous pensons que ces nouveaux droits permettront au contrôlé de mieux anticiper la stratégie de l’Administration et donc de préparer ses arguments en défense dès le contrôle. Il est de ce fait très important d’avoir à ses côtés le bon conseil dès ce stade.

Françoise Berton, avocat en droit allemand

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