Les mentions obligatoires sur les factures

16.02.21
Les mentions obligatoires sur les factures
Facturer est au cœur de l’activité de entreprise car sans facture, pas de chiffre d’affaires.

Facturer est au cœur de l’activité de l’entreprise car sans facture, pas de chiffre d’affaires. C’est un document courant mais qui, pourtant, peut receler de nombreux pièges lors de son établissement. Et les erreurs dans ce domaine coûtent souvent cher.

Le formalisme des factures

Le formalisme des factures est assez complexe et s’y retrouver dans l’amoncellement de dispositions légales rend parfois l’identification des mentions obligatoires malaisée. On peut globalement retenir que les mentions obligatoires des factures sont encadrées selon deux axes principaux :

  • les règles de droit commercial d’une part, avec notamment l’article L 441-9 du Code de commerce,
  • le droit fiscal français, la règlementation fiscale d’autre part, avec les articles 289 et 289 bis du CGI.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Le mémento comptable des éditions Francis Lefebvre définit la facture comme « un écrit papier ou électronique dressé par un commerçant pour constater les conditions d’achat et de vente des produits, denrées ou marchandises et des services rendus ».

La facture a plusieurs fonctions et permet notamment :

  • à celui qui l’émet et à celui qui la reçoit de disposer d’une preuve qu’un acte juridique a été réalisé entre eux ;
  • aux entreprises de tenir leur comptabilité ;
  • un contrôle de l’impôt en matière fiscale.

Quand l’émission d’une facture est-elle obligatoire ?

Les cas où l’émission d’une facture est obligatoire sont mentionnés à l’article 289 du Code général des impôts avec des renvois à de nombreux autres articles pour les cas particuliers. De manière générale, il convient de retenir qu’une facture est obligatoire :

  • lors de la réalisation d’une vente de marchandises ou de l’exécution d’une prestation de services entre professionnels ;
  • lorsqu’une personne publique exerce une activité de distribution, production ou services pour ses propres achats ou pour sa clientèle professionnelle ;
  • lors des ventes à distance (échanges entre Etats de l’Union européenne), lorsque l’acquéreur est un particulier ;
  • lors des livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.

En outre, une prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note, dès que le montant de celle-ci est supérieur ou égal à 25€ TTC. En cas de prix inférieur, l’émission d’une facture est facultative, sauf demande du client en ce sens.

Les mentions légales obligatoires sur les factures

Opérations réalisées par les assujettis à la TVA

Selon l’article 242 nonies A de l’annexe II du Code général des impôts, doivent apparaitre sur les factures les informations suivantes, sous peine de sanction :

  • le nom complet et l’adresse de l’entreprise assujettie à la TVA et de son client avec les mentions d’identification de leur société, le cas échéant, comme le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ;
  • la date d’émission de la facture ;
  • le numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue (exemple : Facture F001, Facture F002, Facture F003…etc) ;
  • la quantité, la dénomination précise des livraisons ou prestations,
  • le prix unitaire hors taxes des livraisons ou prestations ;
  • le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération pour chaque bien livré ou services rendus individuellement. Exemple, en cas d’exonération liée à une opération soumise à TVA dans un autre pays de l’Union Européenne, la mention :  » Autoliquidation en vertu de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée  » ;
  • tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération ;
  • le numéro individuel d’identification attribué à l’assujetti (article 286 ter CGI) sous lequel celui-ci a effectué la livraison de biens ou la prestation de services ;
  • les numéros d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l’acquéreur pour les livraisons mentionnées à l’article 262 I ter exonérées de taxe sur la valeur ajoutée ;
  • le numéro individuel d’identification lorsque le redevable de la taxe est un représentant fiscal en application de l’article 286 ter du même code, ainsi que son nom complet et son adresse ;
  • lorsque l’assujetti applique le régime particulier des agences de voyage, la mention  » Régime particulier-Agences de voyages  » ;
  • en cas d’application du régime prévu par l’article 297 A du code précité, la mention  » Régime particulier-Biens d’occasion « ,  » Régime particulier-Objets d’art  » ou  » Régime particulier-Objets de collection et d’antiquité  » selon l’opération considérée.

Enfin, en fonction des situations, d’autres éléments sont obligatoires sur les factures, comme par exemple :

  • les caractéristiques de certains moyens de transport neufs (de grosse puissance) livrés vers un autre pays de l’Union Européenne et exonérées de TVA ;
  • le prix d’adjudication d’un bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes, ainsi que les frais accessoires ;

Allègement du contenu des factures dans certains cas particuliers

Sauf exception expressément prévue par le code général des impôts, les factures d’un montant inférieur ou égal à 150€ HT ou les documents ou messages modifiant la facture initiale peuvent ne pas comporter :

  • le numéro individuel d’identification attribué à l’assujetti sous lequel il a effectué la livraison de biens ou la prestation de services ;
  • en cas d’exonération (de taxe sur la valeur ajoutée à payer), la référence à la disposition légale pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la ou à toute autre mention indiquant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération.

Mentions spécifiques obligatoires pour les opérations réalisées entre professionnels

En plus des mentions obligatoires sur les factures des entreprises assujetties à la TVA, le code de commerce prévoit un certain nombre de mentions obligatoires pour les factures concernant des opérations réalisées entre professionnels.

Aux termes de l’article L441-9 du code de commerce, la facture doit comporter :

  • le nom des parties ainsi que leur adresse et leur adresse de facturation si celle-ci est différente ;
  • la date de la vente ou de la prestation de service ;
  • la date à laquelle le règlement doit intervenir ;
  • les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente ;
  • le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ;
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement ;
  • le numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur.

En outre, l’article R123-237 du Code de commerce met à la charge de toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’indiquer sur ses factures :

  • le numéro unique d’identification de l’entreprise ;
  • la mention « RCS » (registre du commerce et des sociétés) suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
  • le lieu de son siège social ;
  • le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation amiable;
  • si elle est une société commerciale dont le siège est à l’étranger, sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle a son siège, s’il en existe un ;
  • Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire ;
  • si elle est bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique ; la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification ;
  • si elle a constitué un patrimoine affecté en application de l’article L. 526-6, l’objet de l’activité professionnelle et la dénomination utilisée pour l’exercice de l’activité professionnelle incorporant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots :  » entrepreneur individuel à responsabilité limitée  » ou des initiales :  » EIRL « .

Enfin, l’article R123-238 du Code de commerce prévoit que toutes les actes et documents émanant de la société et destinés aux tiers – dont font partie les factures – mentionnent la forme de la société précédant ou suivant la dénomination sociale ainsi que le montant du capital social.

Sanction du défaut d’une mention obligatoire sur la facture

L’absence d’une mention obligatoire sur une facture fait courir le risque de se voir infliger une amende administrative.

Chaque omission dans les factures est sanctionnée d’une amende de 15 euros dans la limite du quart du montant total de la facture. Toutefois, ce n’est pas parce qu’une des mentions a été omise que l’ensemble de la facture doit être remise en cause.

En ce qui concerne les mentions obligatoires prévues par l’article L 441-9 du Code de commerce pour les factures entre professionnels, elles sont passibles d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000 euros pour les personnes physiques et 375 000 euros pour les personnes morales. Le maximum de l’amende encourue est porté à 150 000 euros pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale en cas de réitération du manquement dans un délai de deux ans à compter de la date à laquelle la première décision de sanction est devenue définitive.

Enfin, l’article R123-237 du Code de commerce prévoit que toute contravention à ses dispositions est punie de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, à savoir 750 euros.

Les réponses à vos questions sur les mentions obligatoires pour les factures

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Les mentions obligatoires sur une facture varient selon qu’elle ait pour objet une opération réalisée par des assujettis à la TVA et/ou qu’elle ait pour objet des opérations réalisées entre professionnels. Plusieurs textes fiscaux et de droit commercial précisent quelles sont ces mentions obligatoires. Par exemple, le nom ou la dénomination sociale de l’entreprise et de son client, la date et le numéro de facture, le prix unitaire HT et le taux de TVA applicable, le motif de non soumission a la TVA quand c’est le cas etc.

Qu’est-ce qu’une facture conforme ?

Une facture conforme est une facture qui contient toutes les mentions obligatoires. Elle atteste de la vente ou de la prestation ayant donné lieu à facturation. Une facture « non-conforme », sur laquelle des mentions obligatoires seraient manquantes, peut donner lieu à des sanctions parfois importantes.

Comment certifier une facture ?

Depuis le 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA réalisant des opérations avec des clients non assujettis à la TVA doivent faire certifier leur logiciel de caisse, et donc leurs factures. Le logiciel de caisse doit, pour être certifié, répondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par le droit fiscal (cf. BOI-TVA-DECLA-30-10-30). Un organisme accrédité se charge d’attester de ces conditions. Cela peut aussi être fait par le biais d’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel.

Françoise Berton, avocat en droit allemand

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Photo: Michael Nivelet

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